Kasboek voor de horeca: voorbeelden en praktische tips
Het bijhouden van een kasboek is verplicht voor de horeca en alle andere bedrijven in de contante betalingssector. Het is een essentieel bewijs voor alle inkomsten en uitgaven. De basis hiervoor is het gebruik van een kassasysteem. Het kasboek moet specifieke richtlijnen volgen, zodat je bij een bedrijfscontrole aan de veilige kant staat.
Wat wordt er bedoeld met een horeca kasboek?
Een horeca kasboek registreert alle inkomsten en uitgaven van jouw bedrijf en biedt zo een overzicht van het contante geldbedrag in de kassa. Dit betekent dat alle contante inkomsten en uitgaven, van kleine centbedragen tot grotere uitgaven, gedetailleerd moeten worden vastgelegd in het kasboek van het restaurant. Na sluitingstijd moet er worden gecontroleerd of het verwachte kasgeldbedrag overeenkomt met het werkelijke kasgeldbedrag in de kassa. Om te bewijzen dat het kasboek correct is, moeten ook alle facturen en bonnen worden bijgevoegd.
Het voeren van een kasboek is in principe verplicht voor elk bedrijf dat met contant geld werkt, ongeacht de omvang van het bedrijf. Voor een correcte boekhouding van het kasboek is het hebben van een bedrijfskassa een vereiste. Als horecaondernemer ben je dus wettelijk verplicht om een kassa en daarmee ook een kasboek bij te houden. Horeca kasboeken en bijbehorende documenten zoals menukaarten of prijslijsten moeten bovendien gedurende een periode van tien jaar worden bewaard.
Kasboek bijhouden: horeca template
Het kasboek moet op een begrijpelijke manier worden bijgehouden, zodat een deskundig persoon zonder problemen een overzicht kan krijgen van de zakelijke transacties. Dat betekent dat elke contante transactie moet worden geregistreerd met de datum, het bedrag en de valuta, en in chronologische volgorde moet worden vermeld. Het restaurant kasboek moet volledig zijn en dagelijks worden bijgewerkt met de nieuw toegevoegde inkomsten en uitgaven. Ook contante transacties voor privédoeleinden (opnames, stortingen en geldoverdrachten via de bank) moeten worden gedocumenteerd.
Alle boekingen moeten altijd worden ondersteund door documenten. Het is ook belangrijk om regelmatig het kasgeld na te tellen, zodat de verwachte kasvoorraad op elk moment kan worden vergeleken met de daadwerkelijke kasvoorraad. Een negatieve kasvoorraad zou logischerwijs niet moeten voorkomen, omdat dit technisch niet mogelijk is.
Wijzigingen moeten duidelijk zichtbaar zijn en mogen niet onleesbaar worden gemaakt, dat wil zeggen dat de oorspronkelijke vermelding leesbaar moet blijven. Als het kasboek onjuist wordt bijgehouden, kan de belastingdienst de kasboekhouding als onjuist verwerpen en vervolgens een schatting van de inkomsten ten laste van de ondernemer maken. Onregelmatigheden die bij een belastingcontrole worden vastgesteld, kunnen onder bepaalde omstandigheden kostbaar zijn. Dus elke contante transactie hoort in het restaurant kasboek, in chronologische volgorde en aangevuld met de volgende informatie:
- Datum
- Bedrag
- Doel
- BTW-tarief
- Bonnummer
- Soort contante transactie (inkomst/uitgave)
- Huidige kasvoorraad
Waar moet je op letten bij het bijhouden van een kasboek?
Als je je kasboek elektronisch wilt bijhouden, moet je gebruik maken van geschikte kasboeksoftware voor eenvoudig gebruik in je eigen horecaonderneming. Kasboektemplates mogen alleen worden gebruikt als je geen elektronisch of digitaal kassasysteem hebt. Aangezien de gegevens onveranderlijk moeten zijn, ben je verplicht om deze templates af te drukken en vervolgens met de hand in te vullen. Belangrijk: aan het eindje moet je ondertekenen.
Kassasoftware voor de horeca: 5 voordelen
Hoewel er meerdere manieren zijn om een kasboek in de horeca bij te houden, is het digitale kassasysteem de eenvoudigste, meest efficiënte optie en garandeert het een boekhouding die voldoet aan de richtlijnen. Hierdoor heb je de zekerheid dat er zelfs in stressvolle situaties geen boeking wordt vergeten of verloren gaat en dat alle bedragen gedetailleerd worden geregistreerd. Een kasboeksoftware voor de horeca biedt controle over elke transactie en elk detail, van bestelontvangst tot kassabon.
1. Kasboeksoftware bespaart tijd
Kasboeksoftware bespaart tijd en daarmee kosten. Waarom? Omdat alle inkomende bestellingen en bonnen automatisch worden geregistreerd en conform de fiscale voorschriften worden opgeslagen. Dit bespaart je kostbare uren die je normaal gesproken zou moeten investeren in belastingaangifte en het ordenen van bonnen. Met kasboeksoftware worden alle inkomsten automatisch gestandaardiseerd. Dit betekent dat je geen apart kasboek hoeft aan te schaffen.
2. Online toegang tot het kasboek: overal mogelijkÂ
Terwijl oude kassasystemen je alleen lokaal toegang geven, kun je met een online kasboek via de cloud overal toegang krijgen tot bestellingen en de dagelijkse omzet. Het is eenvoudig, veilig en overzichtelijk. Hierdoor blijf je altijd op de hoogte van wat er in je bedrijf gebeurt, zonder dat je ter plaatse hoeft te zijn.
3. Perfect voor mobiele kassasystemen zoals iPadsÂ
Veel restauranthouders maken tegenwoordig gebruik van mobiele kassasystemen, zoals iPads, die rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd met het online kasboek. Een geschikte software, zoals die van SIDES, biedt je de perfecte alles-in-één-service.
4.Elektronisch kasboek geeft een overzicht van alle bestelkanalen
Voor restauranthouders die contactloze bestellingen in het restaurant via een QR-code aanbieden, bestellingen aan de balie en via een webshop accepteren, en gerechten versturen met een bezorgservice, is het elektronische kasboek een must!
Het moderne kassasysteem voor de horeca dekt alle kanalen tegelijkertijd en slaat automatisch binnenkomende bestellingen op, zowel online als persoonlijk. Dit stelt je in staat om altijd het overzicht te behouden en je bonnen op één plek op te slaan. De tijden van omslachtig papierwerk, een kasboek in Excel, opgestapelde papieren en vergeten bonnetjes zijn voorbij!
5. Online kasboek bijhouden: 100% conform belastingdienst
Een ander voordeel van een online kasboek is dat het volledig conform de belastingdienst is. Een online kassasysteem creëert onveranderlijke invoeren die bescherming bieden tegen wijzigingen achteraf. De gegevens kunnen rechtstreeks naar de belastingdienst worden verzonden, omdat de software al gecertificeerd is.
Correcte registratie bespaart je ook de bewijslast bij de belastingdienst en vereenvoudigt de boekhouding.
Vraag nu een gratis afspraak aan:
- Ontvang een gratis introductie tot de SIDES-software
- Verhoog je omzet tot 40%
- Bezorg bestellingen tot 3x sneller
- 100% veilig en voldoet aan alle normen