Open kassa in de horeca: Welke kassasystemen zijn toegestaan?
We vragen ons af: Is er een verplichting voor elektronische kassasystemen of zal een open kassa in de horeca vanaf 2022 nog steeds worden erkend door de belastingdienst? In dit artikel kom je erachter wat een open kassa in de horeca inhoudt en aan welke vereisten dit soort kassa’s moeten voldoen.
Wat is een open kassa in de horeca?
Een open kassa is een kassa zonder enige technische apparatuur. Dit kan een lade, een doos of zelfs een kartonnen doos zijn. De open kassa fungeert als een opbergplaats voor contant geld en heeft geen specifieke vorm.
Is een elektronische kassa verplicht vanaf 2022?
Het correcte kasrapport voor de open kassa is verplicht voor de kassa-administratie, na sluitingstijd aan het einde van de dag, en verzamelt jouw kasvoorraad. Het dient als registratiesysteem voor de dagelijkse inkomsten uit contante betalingen. De verplichting tot elektronische kassasystemen gaat gepaard met de verplichting tot individuele labeling. Daarom moet je een kasboek bijhouden in jouw horecazaak. Het is belangrijk om te weten:
Het kasrapport moet met de hand en tijdig worden bijgehouden.
Rapporten in Excel zijn niet toegestaan.
Ontvangsten voor contante uitgaven, contante opnames en stortingen moeten bij elk kasrapport worden bijgevoegd.
Elk kasrapport moet zorgvuldig worden gearchiveerd en opeenvolgend worden genummerd. Ook is een telschema belangrijk waarop de getelde hoeveelheden bankbiljetten en munten worden geregistreerd.
Als een boekjaar 300 werkdagen heeft, zijn er dus precies 300 kasrapporten nodig.
Deze kasrapporten worden vervolgens overgebracht naar een kasboek voor de boekhouding.
Geldt de verplichting om bonnen uit te geven voor open kassasystemen?
Voor open kassa’s geldt geen verplichting tot het verstrekken van bonnen. Dit type kassa is vrijgesteld van deze verplichting. Als klanten echter om een bon vragen, moeten ook ondernemers met open kassa’s een bon uitgeven.
Waarom overschakelen naar een elektronische kassa?
Vooral de toekomstbestendigheid is een groot voordeel van het kassasysteem voor de horeca: Vooral in de horeca stappen hotel- en restaurantbeheerders over op gedigitaliseerde en technologische systemen en laten ze de open kassa in de horeca achterwege. Met een elektronische kassa wordt het correct bijhouden van de benodigde documenten aanzienlijk vereenvoudigd, terwijl het manipuleren van de registraties van verkoopactiviteiten voor fraudeurs moeilijker wordt gemaakt.
Een ander voordeel van digitale kassasystemen in de horeca ten opzichte van open kassa’s is zeker de vereenvoudiging van het werk, omdat de operationele processen worden geoptimaliseerd. Bij de kassaoverzichten voor open kassa’s moeten namelijk alle vermeldingen handmatig worden ingevoerd om de kassaadministratie correct bij te houden voor de belastingdienst en mogelijke spontane controles. Naast het handmatig opstellen van de kassaoverzichten zijn er bij open kassa’s ook geen management- en voorraadbeheerfuncties die het werk vergemakkelijken. Ook het opstellen van kassasluitingsdocumenten is tijdrovend met een open kassa.
Met een geautomatiseerde kassaadministratie krijg je:
Transparantie in bedrijfsvoering
Informatieve restaurantstatistieken
Een betere bedrijfsvoering
Je kunt ook cadeaubonfuncties integreren en deze gebruiken als instrument voor klantenbinding. Met een digitaal kassasysteem wordt ook een beter klantenbeheer en -bediening gegarandeerd, evenals tijdsbesparing op kantoor door koppelingen met de boekhouding van je horecabedrijf.
Conclusie
De digitale kassa is absoluut de veiligere optie in vergelijking met de open kassa. Een digitaal kassasysteem in de horeca garandeert namelijk niet alleen wettelijke naleving, maar ondersteunt bedrijven ook bij het voeren van de kassa en de digitale archivering. Hierdoor nemen ze tijdrovende processen van je over en zorgen ze er bovendien voor dat er geen onnodige fouten worden gemaakt bij het voeren van de kassa.
Vraag nu een gratis afspraak aan:
- Ontvang een gratis introductie tot de SIDES-software
- Verhoog je omzet tot 40%
- Bezorg bestellingen tot 3x sneller
- 100% veilig en voldoet aan alle normen