Kostenbesparing door de juiste personeelsplanning
Ongeacht of het team voor je horecazaak al bestaat of pas voor de opening wordt samengebracht met behulp van personeelsplanning – de personeelsbeslissingen moeten goed doordacht zijn. In ons artikel leer je waar je op moet letten bij het plannen van je personeel en hoe de juiste personeelsinzet je kan helpen meer productiviteit en een overeenkomstige verlaging van de kosten te bereiken.
Taken en doelstellingen van de planning van personeel
De taak van een personeelsplanning is te allen tijde te zorgen voor het juiste aantal personeelsleden met de juiste kwalitatieve eigenschappen. Om in de toekomst concurrerend te blijven, moet je aandacht besteden aan de financiële middelen en de vereisten aanpassen aan de huidige in- en uitstroom van personeel. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van ondernemersplanning om te proberen toekomstige gaten of problemen te dichten en de gestelde doelen te bereiken, en om mogelijke onzekerheden vooraf zo goed mogelijk te voorkomen.
Â
De doelstellingen van je bedrijf kunnen worden ingedeeld naar tijd, belang en meetbaarheid. Anderzijds kunnen zij worden onderverdeeld in korte, middellange en lange termijn. Vervolgens kunnen de doelstellingen ook rechtstreeks worden gemeten aan de hand van de omzet of de kostenvermindering. Sommige doelstellingen zijn echter niet direct meetbaar. Een toename van de reputatie van de horecazaak of de tevredenheid van het personeel is bijvoorbeeld niet direct zichtbaar.
Waarop moet worden gelet bij de planning van het personeel?
Wie heeft het niet meegemaakt? Soms zijn er te weinig werknemers in een dienst en is de drukte nauwelijks te beheersen. Een andere keer zijn er te veel en is de omzet te laag om winstgevend te blijven. Daarom is de ervaring van de teamleider enorm belangrijk. Het type horecazaak is ook cruciaal. Een sterrenrestaurant heeft meer bedienend personeel nodig dan een snackbar of een café. En ook de kwaliteit van het personeel is cruciaal. Dus je moet daar niet te veel besparen. Immers, een snelle, goede werker loont in de spits. Het is ook noodzakelijk om een klein aantal mensen in het team te hebben voor seizoensgasten of onvoorziene gebeurtenissen, die flexibel kunnen worden ingezet en een handje kunnen helpen.
Â
Elke zoektocht kost tijd en geld. Het zoeken naar personeel is geen uitzondering. In de snel veranderende horecabranche is een personeelsplanning op korte termijn meestal noodzakelijk. Dit maakt een nauwkeurigere planning mogelijk, aangezien deze door minder onbekende factoren wordt beïnvloed. Nog belangrijker is dat de ervaring bepaalt wanneer en hoeveel personeelsleden per dienst en per tijdstip nodig zijn. Met deze kennis wordt de basis gelegd om voldoende personeel in het team te hebben om elke piek op te vangen, zelfs als iemand zich ziek meldt. Vooral bij het openen van een nieuw restaurant is het beter te veel personeel te hebben dan te weinig. Je restaurant moet immers eerst naam maken en nieuwe klanten overtuigen met zijn kwaliteit.
Tips voor kostenbesparing door een goed functionerend team
Met de juiste personeelsplanning kun je jouw kosten verlagen en je omzet verhogen. Met de volgende tips kun je dan ook je personeelsinzet optimaliseren.
Â
Reageer op je werknemers Â
Het is niet gemakkelijk een dienstrooster op te stellen – sommigen werken liever ’s avonds, anderen kunnen alleen op bepaalde dagen werken. Dan zijn er ziektedagen, afspraken of vakanties. Dit alles coördineren vergt veel ervaring, maar ook inlevingsvermogen. Daarom moet enerzijds rekening worden gehouden met de behoeften van het team, maar anderzijds ook met de consequentie dat niet iedereen tevreden zal zijn met het plan. Toch geldt de volgende regel: tevreden personeel zal je minder snel in de steek laten en dus minder kosten veroorzaken.
Stem personeel af op omzet
Wees niet bang om iemand naar huis te sturen als er niets aan de hand is. Voordat personeelsleden pure kostenveroorzakers zijn, verminder het aantal personeelsleden. Maar let op het belang van de werknemers. Misschien kun je iemand vinden die zijn werk eerder wil afmaken of hem aanbieden zijn dienst in te halen op een drukke dag.Â
Â
Plan voor minder personeel tijdens piekuren
Ook al verschillen horecabedrijven qua personeelsbezetting, er zijn altijd piekmomenten. Probeer daarom op deze momenten voldoende mensen op alle stations te hebben door je personeelsbezetting ruim van tevoren te plannen. Zo kun je tussen de piekuren minder werknemers plannen om de kosten te drukken. De winstmarge zal je dankbaar zijn.
Leiding geven aan een vast en flexibel team Â
Probeer voor het dagelijkse gedeelte een kernteam samen te stellen dat het beste werkt op dezelfde tijden en zo door dagelijkse samenwerking een sterk team vormt. Rond dit team moeten flexibele medewerkers worden ingezet die het personeel op piekmomenten of in seizoensperiodes aanvullen. Deze kunnen bijvoorbeeld worden ingezet als mini-jobbers of parttimers en hoeven meestal geen hoog uurtarief te hebben. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en minder kosten voor ongebruikte tijd in je planning.
Â
Maak gebruik van alleskunners Â
Mensen die elk gebied van het bedrijf kennen zijn ook een voordeel. Of het nu gaat om bediening, de bar of het helpen in de keuken. Helpers in het team die op korte termijn kunnen inspringen en alle gebieden kunnen bestrijken, zijn goud waard. Zo kun je één persoon in dienst nemen voor verschillende taken.
Vraag nu een gratis afspraak aan:
- Ontvang een gratis introductie tot de SIDES-software
- Verhoog je omzet tot 40%
- Bezorg bestellingen tot 3x sneller
- 100% veilig en voldoet aan alle normen