Inventarisatie in de horeca: zo eenvoudig is het
Niet elk bedrijf is verplicht om een inventarisatie uit te voeren. Toch moeten horecaondernemers zich bewust zijn van de voordelen van zo’n inventarisatie voor hun restaurant.
Wat is een restaurantinventarisatie?
Een inventarisatie wordt in de boekhouding beschouwd als een inventarisatie van alle activa en passiva. Meestal wordt deze inventarisatie op een specifiek moment uitgevoerd, zoals hbij de jaarafsluiting. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van steekproef-, permanente en voor- of achteraf geplande inventarisatie. Dit gebeurt door te tellen, meten, wegen en indien nodig te schatten.
Een gedetailleerde inventarisatie van alle activa en passiva vormt de belangrijkste kwantitatieve basis voor het opstellen van de balans. Maar zelfs voor kleine bedrijven die niet worden verplicht om een balans op te maken, is het een bescherming voor crediteuren en een vorm van zelfcontrole. Het dient als controle-instrument voor de rekenkundige boekhouding. Hierdoor dient de inventarisatie als bewijs voor het begin van het nieuwe boekjaar om de werkelijke aanwezigheid van activa en passiva bloot te leggen. Dit is de basis voor een correcte boekhouding, die aan strenge voorschriften moet voldoen.
Voorbereiding en uitvoering van een inventarisatie
Een goede voorbereiding wordt beschouwd als de kern van een correcte inventarisatie. Om fouten te voorkomen, is het belangrijk om de medewerkers erbij te betrekken. Leg uit wat het doel is van deze telling voor jouw horecaonderneming en welk voordeel hieruit kan worden gehaald. Vooral als alle betrokkenen begrijpen dat een nauwkeurige meting noodzakelijk is, worden onnauwkeurigheden in de uitvoering vermeden. Breng de resultaten bij jouw medewerkers onder de aandacht en deel mee welke conclusies het gezamenlijke teamwerk tijdens de inventarisatie heeft opgeleverd.
Tijdens de zogenaamde fysieke inventarisatie worden alle voorwerpen geteld, gemeten, gewogen of geschat. Bij de boekhoudkundige inventarisatie worden alle effecten, schulden, tegoeden en andere financiële zaken uit de boekhouding zelf gehaald.
Deze inventarisatie resulteert in een lijst van inventaris. Het is belangrijk om de datum van de inventarisatie vooraf met het team te delen. Het is van belang om medewerkers aan te stellen waarop je kunt vertrouwen, die niet geïnteresseerd zijn in manipulatie van het resultaat of nalatigheden zouden toestaan.
Om optimaal voorbereid te zijn op een inventarisatie, moeten er vooraf checklists worden gemaakt die alle goederen bevatten, inclusief verbruiksartikelen.
Bij het tellen van de inventaris is het het beste als één persoon telt en een andere persoon de aantallen noteert. Er wordt bij voorkeur met een balpen in plaats van een potlood geschreven. Bedorven producten moeten apart worden vermeld.Verdeel de bedrijfsruimte in afzonderlijke secties om dubbel tellen te voorkomen en houd bij voorkeur een logboek bij. Bedenk daarom van tevoren welke dag de inventarisatie in jouw restaurant zal plaatsvinden.
Welke medewerkers moeten deelnemen en in welke groepen? Kan de inventarisatie tijdens de normale openingstijden worden uitgevoerd of moet het restaurant worden gesloten voor die dag? Creëer een goede basisorganisatie van de goederen en rangschik vergelijkbare producten op een logische volgorde. Sla bepaalde producten, zoals bedorven voedsel, alvast op een aparte plaats op. Als je een goede basis hebt gelegd, verloopt het inventarisatieproces veel sneller.
5 redenen om een inventarisatie uit te voeren
Om vervolgens een correcte evaluatie van de inventaris te maken, moeten alle bestellingen – grote leveranciers en de eigen verkoop – tegen elkaar worden afgezet. Hierbij worden in principe alleen nettoprijzen in acht genomen. Voor reeds geproduceerde producten, zoals een voorgekookte soep in de koelruimte, kunnen schattingen worden gebruikt of de exacte ingrediënten worden berekend.
Een goed overzicht
Op basis van de bedrijfseconomische analyse (BWA) en uiteindelijk de winst- en verliesrekening (P&L) kunnen de prestatie-indicatoren van jouw restaurant aan het einde van de maand of het jaar worden gevolgd. Maar hoe zeker kun je zijn dat deze waarden overeenkomen met de werkelijkheid? Een uitgebreide inventarisatie biedt hiervoor een onmiskenbaar bewijs. Om deze resultaten om te zetten in een goed bedrijfsoverzicht, raden wij ons digitale kassasysteem aan. In combinatie met ons voorraadbeheersysteem heb je een compleet overzicht van jouw goederenstromen en kunnen de resultaten van de inventarisatie eenvoudig worden vergeleken met de verkoopcijfers en de bestelhoeveelheden.
Voedselverspilling vermijden
Wie in zijn restaurant voedsel laat bederven, brengt niet alleen financiële schade toe aan zijn bedrijf. Ook het milieu lijdt onnodig. Om dit te voorkomen, dienen er naast de jaarlijkse inventarisatie ook regelmatige voorraadopnames worden opgenomen. Een wekelijkse inventarisatie van alleen de duurste en belangrijkste ingrediënten geeft bijvoorbeeld al een grof overzicht van de verwachte en daadwerkelijke voorraden.
Het is goed om naar de kostprijs te kijken, aangezien de kostprijs van de goederen een van de belangrijkste indicatoren in de horeca is. Hierbij dienen de waarden van de voorraad aan het begin en einde van een periode te worden vastgelegd. Dit kan vervolgens worden vergeleken met digitale gegevens uit jouw kassasysteem en voedselverspilling kan worden geminimaliseerd.
Kostenbesparing
Om kosten te besparen, moet je weten waar onregelmatigheden in je voorraad zitten. De inventarisatie is hiervoor verantwoordelijk. Neem daarom de voorraad aan het begin van de periode opdie je hebt ontvangen van je laatste inventarisatie. Voer nu aan het einde van de gewenste periode opnieuw een inventarisatie uit. Na het aftrekken van je personeelsmaaltijden en je lijst van breukgoederen, inclusief bederf/ breuk, zie je hoeveel van elk artikel eigenlijk in je voorraad zou moeten zitten.
Als er een negatieve waarde wordt waargenomen, moet je op zoek gaan naar de oorzaak. Dit beïnvloedt je kosten en vermindert je winst. Vraag jezelf dus af: kunnen er diefstallen hebben plaatsgevonden? Werd er niet volgens recept gewerkt en zijn daardoor de kosten te hoog? Zijn niet alle breuken geregistreerd? Komen de leveringen van de groothandels overeen met de bestelhoeveelheden? Door regelmatige inventarisaties voorkom je dit en creëer je een transparant overzicht van je goederenstroom.
Herkenning van tap- en snijverlies
Naast bedorven voedsel staat vooral het tap- en snijverlies centraal. Daarom moeten beide gebieden worden samengevoegd in een breuklijst, zodat het verlies kan worden omgezet in een geldbedrag op basis van het gewicht. Of het nu gaat om teruggegeven gerechten van klanten, productieafval of een gebroken wijnfles. Voordat de inventarisatie begint, moeten alle verliezen al voortdurend worden bijgehouden.
Bescherming tegen diefstal
Hoewel je als leidinggevende de hand voor je medewerkers in het vuur wilt steken, kan diefstal nooit worden uitgesloten, vooral niet in de dienstverlenende sector. Onder het motto “vertrouwen is goed, controle is beter” moet je daarom regelmatig controleren op ontbrekende goederen aan de hand van een inventarisatie. Houd er ook rekening mee dat ontbrekende goederen niet alleen veroorzaakt kunnen worden door jouw eigen medewerkers, maar ook door bijvoorbeeld klanten of het externe schoonmaakteam. Door een dagelijkse, vrije omgang met contant geld, goederen en voorraden zijn in het verleden zelfs mensen zonder criminele achtergrond tot fraude verleid. Daarom moet je alle mogelijkheden in overweging nemen.
Een beter overzicht door digitalisering
Terwijl de concurrentie dankzij een digitaal kassasysteem snel en gemakkelijk inzicht heeft in hun eigen gegevens met een muisklik, raden we je niet aan om te proberen je stastistieken analoog bij elkaar te krijgen. In plaats daarvan kun je ook profiteren van de vooruitgang van digitalisering. Je gegevens eenvoudig automatisch laten verzamelen en samenvatten in een systeem. In combinatie met een digitaal voorraadbeheersysteem heb je een actueel overzicht van je voorraad en in- en uitstroom van goederen. Gebruik de horeca inventarisatielijst om je restaurantinventarisatie te maken. Zo kun je eenvoudig je verzamelde gegevens uit de inventaris vergelijken met de gewenste aantallen en bij onjuiste cijfers snel en effectief de oorzaak vinden.
Vraag nu een gratis afspraak aan:
- Ontvang een gratis introductie tot de SIDES-software
- Verhoog je omzet tot 40%
- Bezorg bestellingen tot 3x sneller
- 100% veilig en voldoet aan alle normen