Waar restauranthouders op moeten letten

Boekhouden in de horeca

Horeca boekhouding: Wat zijn de taken?

De taken in de boekhouding zijn zeer uitgebreid en veelomvattend. Aan de ene kant omvat het de financiële en balansboekhouding, die een controlerende en toezichthoudende functie heeft. Hier worden de belangrijkste bedrijfscijfers uit de bedrijfs- en managementboekhouding verzameld en balansen geanalyseerd.

Salarisadministratie is ook een belangrijk onderdeel. Hierbij worden lonen en salarissen en de bijbehorende sociale uitkeringen correct geboekt. Debiteuren en crediteuren zorgen voor de correcte verwerking van alle inkomende en uitgaande facturen.

De activaboekhouding heeft dan weer betrekking op het beheer van activa zoals machines of eigendommen.

Welke speciale regels zijn er voor de horeca?

Over het algemeen zijn er voor restauranthouders geen verschillen met andere sectoren. De doorslaggevende factor is eerder welke rechtsvorm is gekozen en of je verplicht bent om een boekhouding op te stellen. Het is vooral belangrijk om de nieuwe kassawet te noemen, die sinds april 2021 verplicht is voor alle kassahouders in Duitsland. Met de invoering van de TSE, de meldingsplicht voor elektronische kassa’s en de verplichting om kassabonnen af te geven, moet de documentatie worden verbeterd en manipulatie worden voorkomen. Daarnaast moet de registratieplicht ook worden nageleefd in de horeca. Naast de gebruikelijke documenten moet de cateringboekhouding bijvoorbeeld ook leveringsbonnen, opnames in natura (maaltijden) en barverliezen documenteren.

Nieuwe regelgeving: e-facturatie vanaf 2025

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in de horeca elektronische facturen (e-facturen) accepteren en mogen ze deze niet meer in gedrukte vorm aan de boekhouding doorgeven. Er is slechts een korte overgangsperiode voor deze regelgeving. Je moet er dus zo snel mogelijk voor zorgen dat je IT-infrastructuur voorbereid is om deze e-facturen vanaf 2025 te ontvangen en te verwerken. Een optie is nog steeds ontvangst per e-mail, maar dan moet een speciaal formaat zoals het ZUGFeRD e-factureringsformaat worden gebruikt. Kijk ook naar de instellingen van je mailbox en controleer of de hoeveelheid gegevens die je kunt ontvangen beperkt is of dat je vaak problemen hebt met het ontvangen van e-mails. In deze gevallen zou overstappen de veilige keuze zijn.

Een andere optie is de zogenaamde X-bill, die via speciale dataverbindingen wordt verstuurd en al door veel grote industrieën wordt gebruikt. Dit heeft echter alleen zin vanaf enkele tienduizenden facturen tussen twee partners. Houd er ook rekening mee dat je vanaf 2028 verplicht bent om zelf e-facturen uit te geven.

Gelukkig vindt de overschakeling geleidelijk plaats, hoewel naleving van de wettelijke vereisten voor elektronische factuurverwerking essentieel is om juridische gevolgen te voorkomen. Je kunt het beste vandaag nog met je belastingadviseur over dit onderwerp praten.

De belangrijkste vormen van restaurantboekhouding

Het type boekhouding dat door de wet wordt voorgeschreven, is cruciaal voor een bedrijf. Een dubbele boekhouding (DOPPIK), die grondiger en duidelijker is, moet worden uitgevoerd door bedrijven die zijn geregistreerd als naamloze vennootschap (AG), vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (GmbH), commanditaire vennootschap (KG) of vennootschap onder firma (OHG) volgens het Duitse wetboek van koophandel en het belastingwetboek.

Eenmanszaken moeten dit ook doen als hun jaarlijkse winst hoger is dan €60.000 of hun jaarlijkse omzet hoger is dan €600.000. Als je onder dit bedrag zit, is alleen een inkomensverklaring vereist. Een chronologische vergelijking van inkomsten en uitgaven is voldoende voor de belastingdienst. De winst of het verlies wordt dan berekend door alle posten te verrekenen.

 

Financiële boekhouding
  

Financiële boekhouding, kortweg FiBu, is een deelgebied van bedrijfsboekhouding. Het registreert alle uitgaven en inkomsten die kunnen worden verantwoord en dient om de algehele financiële situatie en de veranderingen daarin te bepalen. Het laat dus de winst of het verlies zien. Dit resulteert uiteindelijk in een winst- en verliesrekening (P&L) en de balans van het bedrijf. Bij grotere bedrijven wordt dit onderverdeeld in debiteuren (uitgaande facturen) en crediteuren (inkomende facturen).

 

 

Loonadministratie
  

Om een loonadministratie te kunnen voeren, is het noodzakelijk om de persoonlijke stamgegevensbij te houden. Hiervoor wordt voor elke medewerker een salarisadministratie aangemaakt en voorzien van de bijbehorende gegevens. Wanneer nieuwe werknemers worden aangenomen, worden ze geregistreerd bij de sociale verzekeringsinstellingen. Bij elke loonrun worden gegevens zoals de loonperiode, betaaldatum of samenstelling van het loon geregistreerd. Aan het einde van het boekjaar sluit de loonadministratie de jaarlijkse loonadministratie af en rapporteert deze aan de sociale verzekeringsinstanties, het arbeidsbureau en de bureaus voor de statistiek.

 

Kosten- en activiteitenboekhouding
  

In tegenstelling tot de financiële boekhouding omvat de kosten- en activiteitenboekhouding, kortweg KLR, de interne productie van diensten. Hierbij worden de productiekosten, zoals die van machines of personeel, uitgesplitst en worden de kosten die worden gemaakt in het proces van waardecreatie toegewezen aan de overeenkomstige veroorzaker. Dit kan dus informatie opleveren over wat de oorzaak is van te hoge productiekosten, welk product winstgevender is dan andere of op welk gebied er potentieel is voor kostenoptimalisatie. Kosten- en prestatieadministratie heeft daarom vooral een controlefunctie om de winstgevendheid te meten en te verbeteren.

Je moet belastingadvies inwinnen om er zeker van te zijn dat je restaurant volledig gedekt is. Andere onderdelen van de boekhouding, zoals activaboekhouding, voorraadboekhouding of voorraadtelling, kunnen belangrijk zijn afhankelijk van de grootte en het type bedrijf. Het is daarom altijd belangrijk om goed advies in te winnen.

Jaarrekening - waar moet je aan denken?

Niet alle ondernemers hoeven een jaarrekening op te stellen. Zoals gezegd, alleen bedrijven die een dubbele boekhouding moeten voeren zijn hiertoe verplicht. Maar als je cateringbedrijf zodanig is gegroeid dat je tot een van deze rechtsvormen behoort, moet je nu goed opletten.

Met de jaarrekening wordt de boekhouding van een boekjaar afgesloten. Als resultaat worden het bedrijfsresultaat en het bedrijfsvermogen getoond. Volgens het Duitse Wetboek van Koophandel is de boekhouding van je cateringbedrijf niet correct als de jaarrekening ontbreekt of fouten bevat. Bij de voorbereiding van de jaarrekening moet rekening worden gehouden met een aantal punten:

  • Samenstellen van alle werkdocumenten

  • (waaronder uittreksels uit het handelsregister, aandeelhoudersovereenkomsten, huur- en leaseovereenkomsten)

  • inventarisatie

  • contracten (bijv. leningen, verzekeringspolissen)

  • boekhouding (bonnen moeten correct worden georganiseerd)

  • Afschrijvingen (bijv. machines, gebouwen, wagenpark)

  • logboek

  • Vorderingen

  • (kredietwaardigheidscontrole)

  • Reserves (bijv. belastingen, pensioenen)

Voor de duidelijkheid worden de hoofdrekeningen aan het begin van het boekjaar onderverdeeld in subrekeningen. Aan het einde van het boekjaar wordt dit teruggedraaid en worden de subrekeningen teruggeboekt naar de hoofdrekeningen en afgesloten. Voor elke rekening wordt het saldo opgemaakt en opgenomen in de balans. Bijgevolg vraagt de belastingdienst meestal om een sluitingsoverzicht.

Alle begin- en eindsaldi worden duidelijk opgesomd en gecategoriseerd volgens balans en winst- en verliesrekening. Tot slot worden de jaarrekeningen “goedgekeurd” door een vertegenwoordiger. Dit kan bijvoorbeeld een aandeelhouder of een lid van de raad van commissarissen zijn. Kleine bedrijven en kleine ondernemingen, zoals UG’s, krijgen enige verlichting. Zij hoeven alleen een verkorte balans te publiceren en geen winst- en verliesrekening.

Boekhoudsoftware voor de horeca

Horeca boekhouden en boekhouden hoef je niet per se zelf te doen. Maar omdat belastingadvies vaak duur is, raden we een digitaal kassasysteem met een geïntegreerd restaurantkasboek aan. Met het kassasysteem kan de boekhouding van je restaurant altijd en overal worden bekeken en geanalyseerd.

Met het cloudgebaseerde TSE-kassasysteem kun je de huidige activiteiten overal bekijken. Talrijke restaurantstatistieken zorgen ervoor dat je je processen altijd efficiënter kunt organiseren en extra verkopen in de gaten kunt houden. Een uitgebreid kassaoverzicht geeft u een overzicht aan het einde van elke dag.

Contact Form DE
immergrün Logo
immergrün
Losteria
burgerme
Hans im Glück
Hans im Glück

Vraag nu een gratis afspraak aan:

  • Ontvang een gratis introductie tot de SIDES-software
  • Verhoog je omzet tot 40%
  • Bezorg bestellingen tot 3x sneller
  • 100% veilig en voldoet aan alle normen
immergrün Logo
immergrün
L'Osteria
burgerme
Hans im Glück
Hans im Glück

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie

U bekijkt momenteel inhoud van een plaatshouder van YouTube. Klik op de knop hieronder om de volledige inhoud te bekijken. Houd er rekening mee dat u op deze manier gegevens deelt met providers van derden.

Meer informatie